Чек-лист: определение и польза. Это что за список?

О чек-листах в блоге «Итак, список»

Блог «Итак, список» регулярно пишет о чек-листах. Но не было такой статьи, которая бы без отсылок и примеров рассказала, что же такое чек-лист. Сложившееся положение надо исправить.

Этот материал не будет длинным, но от него будут расходиться ссылки на посты про различные аспекты чек-листов. Они принесут пользу для решения личных или рабочих задач, подойдут для бизнес-процессов (так, многие компании используют их как контроль-инструмент проверок того или иного действия). Чек-листы могут использоваться для получения различных документов или результатов, например, при оформлении виз. Кроме того, чек-листы могут быть полезны для организации рассылки информации, например, в маркетинговых или образовательных целях.

Что такое чек-лист?

Слово «чек-лист» происходит от английского checklist. В русском языке у чек-листа есть вполне себе давний перевод — «контрольный список».

Поиск в русскоязычном сегменте нас не порадовал: не сказать, что страницы словарей русского языка балуют нас информацией. Определений удалось найти только два.

Определение чек-листа из словаря иностранных слов под редакцией И. Мостицкого [1]:

Список для проверки.

Очень коротко. Кажется, что-то в этом определении потеряно, будто не хватает компонентов. Очевидно, что оно не отражает важных моментов, касающихся составления и выполнения пунктов списка. Так, чек-лист — это всегда о какой-то последовательности шагов, нацеленных на выполнение задач. Кроме того, оформление и структурирование по листам помогают повысить эффективность использования таких списков.

Познакомимся же со вторым определением чек-листа из словаря иностранных слов русского языка [2]:

Специальный перечень вопросов, которым пользуется экипаж самолета для проверки по порядку всех бортовых устройств перед вылетом.

Уже лучше, но определение уходит в авиацию, таким образом ограничивая сферу использования чек-листов. А ведь внедрение чек-листов помогает нам на практике и во многих других областях деятельности.

И раз мы не нашли необходимого, поставим себе задачу самостоятельно сформировать понятию «чек-лист» следующее определение:

Существуют разные виды чек-листов, например, «Прочти-сделай» (Read-do) и «Сделай-подтверди» (Do-confirm). Кстати, о них в блоге есть отдельный материал. Определение чек-листа выше пытается охватить оба явления. Под него подходит и обычный список покупок, и список-проверка готовности к работе, и любой другой инструмент контроля за непростыми процессами в сверхсложных областях человеческой деятельности. Современные редакторы позволяют быстро настраивать и персонализировать шаблоны чек-листов под конкретные задачи.

Когда человек может нуждаться в чек-листе? Когда перед ним стоит сложная работа, многоплановая задача, требующая от процесса ее выполнения максимального включения. Когда многочастную проблему необходимо разбить на этапы, и выполнение этих этапов требует подготовки и проверки.

Чек-лист может строиться как конструктор и содержать примеры и подсказки, которые помогают выполнить пункты списка. При этом может быть оформлен отдельным листом, что облегчает его практическое применение.

Типы чек-листов

Чек-листы — это универсальный инструмент, который можно адаптировать под самые разные задачи и процессы. Пожалуй, нет такого процесса, который нельзя было бы "зашить" в чек-лист. Но, конечно же, в зависимости от целей и сферы применения существует несколько основных типов чек-листов.

Чек-листы для бизнес-процессов
В бизнесе чек-листы стали незаменимым инструментом для контроля и оптимизации бизнес-процессов. Такой лист помогает структурировать последовательность действий, снизить количество ошибок и обеспечить выполнение всех этапов работы — от запуска проекта до обслуживания клиентов. Использование чек листов в бизнесе позволяет стандартизировать процессы, облегчить внедрение новых сотрудников и повысить качество работы всей команды.

Чек-листы для личного использования
Для личных задач чек-листы — это отличный способ организовать дела, не забыть о важных пунктах и расставить приоритеты. Списки дел на день, неделю или месяц помогают человеку держать под контролем свои задачи, планировать время и достигать поставленных целей. Такой чек-лист становится реальным помощником в повседневной жизни.

Чек-листы для обучения и развития
В обучении чек-листы помогают структурировать процесс освоения новых знаний и навыков. Например, при изучении языка или освоении новой программы чек-лист с перечнем тем и упражнений позволяет отслеживать прогресс, не пропускать важные этапы и системно подходить к развитию.

Чек-листы для проверки и контроля
Контрольные листы используются для регулярных проверок качества, соблюдения стандартов и оценки эффективности процессов. Такой чек лист помогает не упустить ни одной детали при проверке продукции, аудите бизнес-процессов или контроле за выполнением задач в команде.

Чек-листы для создания контента
Создатели контента — от блогеров до редакторов — используют чек-листы для планирования и публикации материалов. Такой список помогает не забыть о важных компонентах статьи, фото или видео, выстроить последовательность публикаций и поддерживать качество контента на высоком уровне.

Чек-листы для внедрения новых процессов
Когда в компании внедряются новые программы, системы или технологии, чек-листы становятся инструментом поэтапного внедрения. Они помогают не упустить важные шаги, организовать обучение сотрудников и обеспечить плавный переход к новым стандартам работы.

Чек-листы для решения проблем
В ситуациях, когда нужно быстро устранить ошибку или решить проблему, чек-лист помогает действовать по четкой последовательности. Такой инструмент особенно полезен для технических специалистов, инженеров и команд поддержки — он ускоряет процесс поиска и устранения неполадок.

Чек-листы для лид-магнита
В маркетинге чек-листы часто используются как лид-магнит — бесплатный полезный продукт, который помогает привлечь новых клиентов или подписчиков. Такой чек-лист содержит ценные советы, пошаговые инструкции или перечень действий, которые помогают решить конкретную задачу или проблему.

Чек-листы для конструктора
Разработчики, архитекторы и инженеры используют чек-листы для контроля качества проектов, соответствия стандартам и проверки всех компонентов системы. Такой лист помогает не упустить ни одной детали при создании сложных конструкций или программных решений.

Чек-листы для редактора
Редакторы и корректоры применяют чек-листы для проверки текстов, чтобы убедиться в отсутствии ошибок, соблюдении структуры и соответствия стандартам публикации. Такой инструмент помогает повысить качество контента и упростить процесс редактирования.

Каждый тип чек-листа — это отдельный инструмент, который помогает иначе посмотреть на привычную работу, эффективнее и легче контролировать процессы, минимизировать количество ошибок.

Что ещё почитать о чек-листе? Список полезных чек-листов для бизнес-процессов и не только

Пилоты изобрели чек-листы в 1935. Если вы так считаете, прочитайте «Пилоты не изобретали чек-листы в 1935. Когда же они появились?».

Хочется понять, как же составить чек-лист, а книга «Чек-лист» Атула Гаванде [3] не дала ответа на этот вопрос? Используйте информацию из статьи «Как создать работающий чек-лист». В самом конце поста можно есть сжатая инструкция, как создать чек-лист.

Не получается создать хороший чек-лист? Несмотря на выписанную последовательность действий, желаемый порядок не наступает? Может, ваш чек-лист пора встроить в деятельность? Об этом серия статей «Чек-лист — это только начало». Первая часть расскажет о преобразовании чек-листа в физический инструмент. Во второй части станет понятно, как встроить действия из списка в умственный труд. Третья часть продолжит вторую и подскажет, как перевести пункты в шаблоны.

Если вам кажется, что достаточно лишь создания контрольного списка для поддержки безукоризненных процессов, спешу обрадовать, что это не так. Развивающиеся процессы должен поддерживать развивающийся чек-лист. Об этом расскажет материал «Развитие списков и чек-листов».

Не обошёл блог вниманием и пункты. Им помогут правила формулировки задач. О том, как ставить задачи, можно прочитать в посте «Как ставить задачи: руководство по постановке выполнимых задач».

Контрольные списки можно использовать и для личных дел. Чек-лист поможет тем, кто заботится о своём здоровье. Про разновидности чек-листа, список дел, тоже есть материалы. Причём как для тех, кто привык держать дела в порядке как в бумаге, так и в цифре. Да даже дружбу можно поддерживать чек-листами!

Понимаете преимущества контрольных списков для личных дел, но интересен пример, когда речь идёт об управлении десятками людей? Производительность на работе и измеримые результаты поможет обеспечить контрольный лист наблюдения. Он, а также сопровождающий его процесс доступен в посте «Итак, деловой список. Контрольный лист наблюдения (КЛН)».

И ещё про чек-листы

Если от прочтения перечня статей выше уже осталось удивление, то сейчас оно усилится, ведь контент блога о контрольных списках на этом не исчерпан. Всё, что не указано здесь, можно прочитать по специальному тегу. Тут и материалы про обеспечение контроля в авиации, и про прогресс в развитии бумажных контрольных списков, и про имеющиеся у них проблемы. Есть и о том, как с помощью чек-листа определить понятную всем участникам совместной деятельности работу. Ну и, что ожидают больше всего, фото с Луны!

Количество способов применения чек-листов для улучшения качества жизни, работы и бизнеса на этом не исчерпывается. Подписывайтесь на рассылку в блоге, автор ещё порадует вас новым взглядом на знакомые инструменты.

Список ссылок

[1] «чек-лист» в словаре «Словарь иностранных слов под редакцией И. Мостицкого» с сайта «Академик»
[2] «чек-лист» в словаре «Словарь иностранных слов русского языка» с сайта «Академик»
[3] Атул Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», ISBN 978-5-9614-3455-2