Виды чек-листов. Чек-листы действий и инспекционные чек-листы

Что такое чек-лист: список дел, который работает

Что такое чек-лист? Это список дел, которые нужно выполнить, потом нужно проверить, а после отмечать сделанными и ставить галочки (к слову, для некоторых поставить галочку — особый вид наслаждения). Планирование с чек-листами становится проще, список дел на день кажется выполнимым, а полезные привычки с ними прививаются проще и приятнее.

Короче говоря, чек-листы используют везде и всюду, ведь с помощью чек-листов можно выполнять очень разные задачи. Но какие они бывают: просто списки для выполнения задач всех мастей и размеров, чек-лист для формирования чего-угодно, специальные чек-листы...

Пока всеобъемлющей классификации чек‑листов не существует. Если говорить коротко, они бывают самыми разными: от серьёзных авиационных контрольных списков до шутливых бинго для рабочих совещаний. В этом материале мы сосредоточимся на чек‑листах средней серьёзности — тех, что подходят для личных процессов и бизнеса, помогают в вопросах достижения целей и позволяют решать довольно сложные задачи. 

Вернёмся к первоначальному вопросу классификации. Почему до сих пор нет чёткой классификации? Удивительно, но человечество и обычные списки всерьёз начало изучать лишь 7 лет назад. Тем не менее мы можем предложить одну из возможных классификаций.

Форматы чек-листов: список действий ( «Прочти и сделай»)

Один из принципов формулирования грамотно поставленной задачи звучит следующим образом [1]:

Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме.

Чек‑листы действий — это набор задач для достижения заранее определённой цели. Каждый пункт в чек‑листе чётко описывает действие, которое нужно сделать. Такой чек‑лист помогает разбить сложную задачу на простые шаги.

Как создать чек‑лист действий? Для этого:

1. Определите цель.
2. Разбейте путь к цели на конкретные шаги.
3. Сформулируйте каждый пункт с использованием глагола в неопределённой форме.
4. Протестируйте чек‑лист на практике и при необходимости доработайте.

Отдельный чек‑лист можно использовать ежедневно. Вот пример пунктов, которые нужно выполнить:

☐ Проверить письма на личной электронной почте
☐ Проработать письма на рабочей электронной почте
☐ Разобрать сообщения в личном мессенджере
☐ Разобрать сообщения в мессенджере, где все родственники
☐ Проработать сообщения в рабочем мессенджере
☐ Разобрать сообщения в социальной сети «А»
…
☐ Разобрать сообщения в социальной сети «Я»

Этот чек-лист напоминает трекер задач и содержит действия, и в терминах этого блога будет считаться чек-листом действий. Если в русском языке есть более устоявшийся термин, напишите мне — введем шаблон в использование! 

Если вы внезапно решили вдохновиться этим примером для построения своей цифровой гигиены, то знайте, что этот чек-лист не слишком удачный. Его проблема в том, что описанные задачи могут скрывать за собой совершенно непредсказуемый объём работы. В почте может быть 0 писем, а может и 100, и это уже что-то. За каждым пунктом в чек-листе может скрываться совершенно непредсказуемый объем задач, и для работы с такой непредсказуемостью пункты чек-листа нужно более детально проработать. Об этом было в одном из предыдущих материалов.

Преимущества такого чек-листа состоят в том, что его можно использовать как последовательную инструкцию — просто брать и делать. Он отлично подходит для предсказуемых ситуаций и повторяющихся процессов, а также помогает отладить процесс после предварительного тестирования (бывают моменты, которые нужно проверить). А еще такие чек-листы можно использовать как готовые шаблоны для создания других чек‑листов с аналогичной структурой. 

Инспекционный чек-лист

Инспекционные чек‑листы нужны для проверки результата, а не для пошагового руководства. Это проверочный список, который подтверждает, что цель достигнута. В отличие от чек‑листа действий, здесь мы не описываем, как достичь результата, а лишь проверяем, что он достигнут. Кто сталкивается с такими списками и пунктами ежедневно? Например, пилот или врач, которым такой чек-лист поможет избежать серьезных ошибок.

Но мы приведем приведем пример инспекционного чек-листа, связанного с нашим предыдущим списком — он будет о том, как выглядит результат цифровой чистоты:

☐ Электронные почтовые ящики пусты
☐ Непрочитанные сообщения в мессенджерах отсутствуют
☐ Непрочитанные сообщения в социальных сетях отсутствуют

Эти три пункта, которые куда ближе по своей форме к цели «порядок в почте, мессенджерах и социальных сетях», чем к выполнимым шагам, составляют инспекционный чек-лист — отдельный чек-лист, в котором опущены многие детали.

В этом примере инспектируете вы сами себя, но это совершенно необязательно. Чаще всего приходится слышать, что такие чек-листы используются для внешних проверок. Кстати, встречавшийся когда-то уже в этом блоге Definition of Done прекрасно выражается в виде инспекционного чек-листа.

В приведённом выше примере порядка в почте чек-лист действий используется в связке с инспекционным чек-листом, но это не всегда бывает так. Иногда присутствует лишь один из них, и в том случае, когда присутствует лишь инспекционный, у его пользователей появляется большая свобода действий.

Преимущества в инспекционном чек-листе — это свобода выполнения. Такие чек-листы помогают построить свою работу исходя из своего текущего взгляда на ситуацию.

Пример из книги «Чек-лист»

В книге «Чек-лист» [2] хирург Атул Гаванде рассказывает о том, как чек-листы создаются для Всемирной организации здравоохранения. Цель разрабатываемого им чек-листа была улучшить постоперационный уход, сократить смертность и осложнения после хирургических операций по всему миру.

Цель эта очень велика, велик и разброс условий, в которых приходится производить хирургические операции во всём мире. Унифицировать обстоятельства проведений операций по всему миру не выглядит хоть сколько-нибудь реальным. Чек-лист действий, который в книге называется «ПРОЧТИ — СДЕЛАЙ» (READ-DO) уже не подходит, так как действия в нём нужно делать слишком конкретными. Когда какое-то действие становится слишком конкретным, то велик шанс не попасть в контекст его выполнения. Зато подходит инспекционный чек-лист, который в книге носит название «СДЕЛАЙ — ПОДТВЕРДИ» (DO-CONFIRM). Вот, что там написано об этом:

Вернувшись в Бостон, я поставил перед своей группой задачу сделать чек-листы в хирургии более эффективными. Мы пытались воспользоваться уроками, полученными в авиации. Сделали чек-лист более коротким и четким, а также чаще стали придерживаться формата «СДЕЛАЙ – ПОДТВЕРДИ», а не «ПРОЧТИ – СДЕЛАЙ», чтобы люди получили больше свободы при выполнении своих обязанностей и тем не менее в критические моменты могли остановиться и проверить, не пропущены ли какие-то важные шаги. В итоге чек-лист удалось значительно улучшить.

Заключение

Получается, что хотя и чек-лист действий, и инспекционный чек-лист очень похожи друг на друга, различия в их формулировке таят и другие принципиальные различия.

Чек-листы действий близки к операциональным определениям, и могут быть использованы для достижения точных результатов в предсказуемых обстоятельствах.

Инспекционные чек-листы, что следует из их названия, могут применяться для проверки результатов работы. Но могут они служить и для большей свободы действий исполнителей в непредсказуемых обстоятельствах.

Кстати, если вам интересно узнать, как составить чек-лист, рекомендую статью на эту тему.

Довольны, что разобрались с видами чек-листов? Подписывайтесь на блог «Итак, список», познакомитесь и с другими формами списка или чек-листа, найдете готовые чек-листы, познакомитесь с особенностями их применения. Такого их многообразия вы точно не ожидали! Материалов для прочтения масса.

Список ссылок

[1] Максим Дорофеев, «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо», ISBN 9785001170655
[2] Атул Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», ISBN 978-5-9614-3455-2