Итак, живой список. Список дел на бумаге, в блокноте и ежедневнике

В последние пару десятилетий мы привыкли ассоциировать прогресс в развитии человечества с увеличением мощности нашей техники. Пока мы живём в мире работающего закона Мура [1], обещающего нам удвоение вычислительных мощностей каждые два года, делать это вполне естественно. Если мы и напишем какую-нибудь непроизводительную глупость в наших программах, скоро она станет не столь заметна.

Если всмотреться в технический прогресс повнимательнее, то мы поймем: большая его часть заключается в ускорении удовлетворения имеющихся потребностей. Потому и кажется, что ему служат всё более сообразительные процессоры. Но есть и другой подход, его активно применяют в бережливом производстве [2]. Если несколько упрощать, то путь к удовлетворению потребности состоит из того, что приносит пользу и того, что пользу не приносит. Можно, как процессоры, быстрее делать и то, и другое. А можно последовательно убирать из своей деятельности те действия, которые не приносят пользы.

В своё время меня поразил отрывок из книги «Бережливое производство» [3]. В нём описано такое преобразование производственного процесса, при котором качество производимой продукции не упало, а сложность производства существенно сократилась. Сократилась настолько, что стало возможным более не использовать сложное программное обеспечение:

Система MRP, планировавшая работу каждой машины (на деле же постоянно сбивавшаяся, из-за чего требовались нескончаемые «ускорения»), больше была не нужна.

Вот и сегодняшний гость рубрики «Итак, живой список» пользуется понятными аналоговыми инструментами и, конечно, списками, чтобы держать свои дела в порядке. Описываемый инструмент плотно вошёл в массовую культуру, и встречается регулярно в сериалах об офисной жизни, да и в офисной жизни в принципе. Конечно же, это небольшие листки бумаги для заметок.

Требовательный читатель может заметить, что описываемая тема уж как-то совсем примитивна. Что дальше, воздух?! Но одно дело просто записать что-то на бумаге, а другое дело — выстроить с её помощью работающую систему для обработки текучки. Вот на такую систему мы сегодня и посмотрим.

Представим себе человека, работающего в офисе на вполне себе определённом физическом месте. Может быть, даже в домашнем офисе. Местоположение меняется нечасто, сильный ветер не пронизывает, дождь не поливает. Вот примерно так живёт и работает Денис, герой сегодняшнего поста.

Вдруг в голову приходит мысль что-то сделать. Дело на один раз, просто закрыть конкретную жизненную потребность или же справиться с конкретной рабочей задачей. Я, автор этого блога, сразу побегу в цифровой инструмент формулировать и записывать задачу, определять её в проект, ставить напоминание в такой-то день и время с ней разобраться. Эта задача не без проблем синхронизируется со всеми устройствами, где установлено приложение и в нужный момент вновь вспыхнет оповещением на экране. Но такой способ подходит далеко не всем: так, кому-то неудобны оповещения на мобильных устройствах. Например, Дэвиду Аллену, автору методологии GTD, просто привычна работа с бумагой [4]: список дел, по Аллену, можно занести в дневник, блокнот, трекер привычек поместить на бумажный календарь, а с планированием помогут справиться стикеры. 

Денис, вслед за Дэвидом Алленом, не будет пользоваться электронными устройствами. Для него так же естественно вести ежедневник или планер, перемещать стикеры и собственноручно помечать выполненные задачи и события руской или маркером так же естественно, как для меня — делать все это в онлайн-формате. Свободный от бумажек с записями стол для Дениса — это отсутствие напоминаний. А тетрадь с чек-листом — наличие дела, с которым нужно разобраться.

Вести ежедневник. Как? 

Итак, вам в голову пришла мысль. Оформиться она может следующим образом: 

• Отдельным пунктом на листе с разными делами;
• Отдельным «проектом» на отдельном листе. Полезно в том случае, когда за одно короткое действие желаемого не достичь, и требуется записать несколько дел по теме.
• Отдельным пунктом на листе определённого направления дел. Например, лист "важные дела" или недельный трек, список бытовых задач или  Или лист домашних дел, лист дел по ремонту.

Очень важным принципом этой системы является то, что все задачки в ней "скоропортящиеся": через несколько дней, в большем случае через неделю, они становятся неактуальными. Садясь в понедельник за рабочий стол, можно брать груду накопившегося и отправлять в мусорку. Главное не малодушничать. Вот такая еженедельная tabula rasa. Задачи, которые нужны в долгую, требуют других инструментов, и в этой системе им не место.

С другой стороны, задачи записываются не для того, чтобы быть не сделанными, а прямо наоборот. Так как наличие бумаги на столе — это наличие незакрытых дел, то глаза регулярно пробегают по пунктам. По мере выполнения отдельных пунктов они вычёркиваются. Если всё из списка задач на карточке вычеркнуто, то она отправляется в корзину.

Минусы бумажного ведения 

Конечно же, бумага не является идеалом инструмента для ведения дел, сам Денис отмечает у своей бумажной системы несколько существенных ограничений:

• Бумага не сохраняет статистики. Нельзя посмотреть сделанное или не сделанное за прошлую неделю.
• Сложно составлять длинные списки и переписывать их впоследствии. С другой стороны, необходимость что-то переписать может служить сигналом для применения более сложных инструментов.
• Бумага, если никто не заглядывает через плечо, видна только тому, кто сидит за рабочим местом. Нельзя обсудить задачи в комментариях или синхронизировать их обновления.
• Коллекцию заметок на бумаге не очень удобно носить с собой. Не удобно и просматривать её в пути.

Зато главный плюс этой системы — скорость. А ещё бумагу удобно выбрасывать. Иногда это получается сделать даже быстрее, чем удалить несколько задач в цифровом органайзере, поверьте моему опыту! А ещё Денис поделился, что некоторые листки после выполнения всех дел хочется прямо-таки сжечь. Но так он ещё не поступал.

Bullet Journal: система ведения бумажных списков 

Гость нашего блога — Денис, но он, конечно, не первый взялся за блокнот. Впрочем, Райдер Кэрролл, автор системы Bullet Journal, тоже не был первопроходцем. Однако именно он сумел превратить разрозненные идеи в понятную и гибкую систему ведения записей. Его подход помогает не просто записывать мысли, а структурировать их, упорядочивать задачи и делать повседневную жизнь более организованной.

Суть Bullet Journal — в простоте и гибкости. Это недатированный блокнот, который можно адаптировать под любые цели: от ведения задач до творческих заметок. Здесь нет строгих рамок — пользователь сам решает, как оформлять страницы, какие разделы создавать и как распределять время.

Основной принцип — фиксировать всё важное: идеи, планы, цели, списки и наблюдения. Для этого используются быстрых записей формат и специальные значки. Например, задачи обозначаются точкой, события — кружком, а важные заметки можно выделить с помощью символов или даже поставить восклицательный знак. Это позволяет мгновенно ориентироваться в записях.

Отдельное внимание уделяется структуре. В Bullet Journal есть ежедневные записи, ежемесячный обзор и тематический раздел. Тематических списков может быть сколько угодно: от покупок до целей на год. Всё это помогает не только вести задачи, но и отслеживание прогресса.

Одна из сильных сторон системы — возможность корректировать записи. Ничего не высечено в камне: можно переносить задачи, изменять приоритеты, вписывать новые идеи. Благодаря этому система остается живой и удобной.

Особенно полезен Bullet Journal творческим людям. Он дает пространство для самовыражения: можно рисовать, оформлять страницы, создавать уникальные тематические развороты. При этом система остается функциональной и помогает сохранять порядок.

Если говорить про 100 идей использования Bullet Journal, то их можно условно разделить на несколько направлений. Во-первых, это ведение задач: списки дел, планы на день, неделю и ежемесячный контроль целей. Во-вторых, тематические списки: книги, фильмы, привычки, идеи для путешествий. В-третьих, отслеживание привычек и настроения.

Некоторые предпочитают распечатывать шаблоны и вклеивать их в блокнот, создавая стандартный формат страниц. Другие, наоборот, делают всё вручную, превращая записи в творческий процесс.

Также популярны идеи вроде:

• трекеры привычек и здоровья
• списки целей и достижений
• планирование бюджета
• идеи для проектов
• дневник благодарности
• коллекции вдохновения

Таким образом, Bullet Journal — это не просто блокнот, которую можно дополнять, вести списки по своему усмотрению. Она помогает структурировать информацию, быть более организованным и осознанно подходить к планированию.

Главное — начать и постепенно адаптировать систему под себя: добавлять новые разделы, корректировать старые и искать собственные подходы.

Вместо заключения

Вот такой пост любви к бумаге и привычным решениям получился. Хорошо видно, что определённые обстоятельства выдвигают в лучшие инструменты для решения проблем совсем не то, что кажется передовой технологией. Людям, деятельность которых состоит в проектировании решений, стоит помнить об этом и не зацикливаться на том, что на слуху. Стоит иногда и видеть то, что привычно как воздух.

Спасибо за чтение! Если у вас есть история об использовании списков или чек-листов, чтобы сделать вашу жизнь, работу или бизнес лучше, напишите. Будет здорово познакомить читателей с новым взглядом на эти привычные вещи.

Список ссылок

[1] «Закон Мура» из «Википедии»
[2] «Бережливое производство» из «Википедии»
[3] Джеймс Вумек, Дэниел Джонс «Бережливое производство: Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании», ISBN 978-5-9614-2499-7
[4] Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», ISBN 978-5-00057-691-5