Чек-лист — это только начало, часть 1

В статье «Как создать работающий чек-лист?» упоминалось, что чек-лист — это первое, чем можно сгладить сложность жизни. Раз есть первое, то есть и последующее. Рассмотрим, как встроить чек-лист в предмет на примере коробки для инструментов.

Предположим, что у нас есть следующие инструменты:

1. Молоток-гвоздодёр, насадка на него для преобразования в киянку.
2. Разводной гаечный ключ.
3. Шуруповёрт и набор из 12 насадок к нему.
4. Комбинированные плоскогубцы.

Пускай у нас будет неглубокая коробка, куда эти инструменты складываются. Примерно как на иллюстрации.

Мы часто переносим эту коробку с места на место. А ещё работа нас увлекает, и потому удобно не пытаться каждый раз нащупать нужный инструмент, а точно понимать, где он лежит. Поэтому кладём мы инструменты слева направо в следующем порядке:

1. Плоскогубцы.
2. Шуруповёрт с насадками.
3. Молоток с насадкой.
4. Разводной гаечный ключ.

Всё бы хорошо, порядок есть, но вот незадача. Нашу коробку иногда берут другие люди. Они не знают, как всё здесь тонко устроено, и складывают инструменты как попало. Но ничего, трудности нам не страшны. Мы возьмём небольшой лист бумаги, и напишем на нём небольшой чек-лист.

Слева направо:
• Плоскогубцы
• Шуруповёрт с насадками
• Молоток с насадкой
• Разводной гаечный ключ

Лист мы наклеим на прозрачную крышку коробки скотчем. Так сразу станет понятно, что делать, где лево и где право.

Выскажем ещё несколько допущений:

• Пользователи нашей коробки вежливые и отзывчивые люди.
• Пользователи умеют читать!

В таких приятных условиях в нашей коробке наступит покой и порядок.

Ладно, почти наступит. Иногда коробку требуется брать с собой куда-нибудь, и всё в ней перемешивается. Плюс, крышка часто открыта и лежит чек-листом вниз, так что новые пользователи открытой коробки не возвращают желаемый порядок. Как же быть? Надо встроить контрольный список в коробку.

Посмотрите на этот достаточно популярный набор инструментов. Велика ли вероятность, что плоскогубцы окажутся на месте разводного гаечного ключа? Невелика, само устройство этой коробки сопротивляется такому развитию событий. Можно положить шуруповёрт на место молотка, но весь комплект после этого всё равно не уложится.

Что ещё мы приобретаем после такого преобразования? Не нужно тратить время на обучение, и даже чек-лист можно не читать! Ушла заминка на переоценку порядка: «А не будет ли лучше, если я положу всё по-другому?» В этом кроется и небольшой минус — мы усложнили дальнейшее переосмысление нашей коробки и её улучшение. Хотя кто знает, можно ли её переосмыслить как-то существенно лучше.

Упомянутые ускорение обучения и избавление от переосмысления пока могут выглядеть несерьёзно. Это особенность нашего несложного примера, но есть примеры и гораздо более сложные. Например, в бережливом производстве есть метод для борьбы с дефектами «Пока-ёкэ», что в переводе значит «защита от ошибок» [1]. Он заключается в том, чтобы создавать среду и инструменты таким образом, чтобы исключать возможность появления дефектов в готовой продукции. То есть людям не надо помнить большой список правил, ведь он уже отражён в том, как устроено производство. В этом случае встраивание чек-листа в окружение масштабируется на всё производство и служит средством значительного снижения издержек.

В следующей части этой заметки будет рассмотрена автоматизация чек-листа.

Список ссылок:
[1] «Защита от ошибок» в «Википедии»