Методы продуктивности. Стабильный чек-лист

О пользе постоянства

В блоге «Итак, список» то тут, то там проскакивает тема продуктивности и развития. Есть статья про продуктивность и эффективность, есть материал о развитии списков и чек-листов. Да даже про такие чек-листы писали, которые сами подстраиваются под обстоятельства! И вот сейчас мы натыкаемся на то, что чек-лист в какой-то момент нужно перестать развивать, его нужно стабилизировать. Так ли это? Нет, не совсем.

Речь о том, что некоторые хорошо проработанные чек-листы в какой-то момент перестают видоизменяться и приобретают интересные свойства. Спустя время их развитие может получить новый импульс, но во время своего плато их помощь в развитии продуктивности или же эффективности неоценима.

Обо всех ли типах чек-листов речь? Пожалуй, нет. Здесь я говорю об особом свойстве инспекционных чек-листов. Они также известны под названием «СДЕЛАЙ — ПОДТВЕРДИ» (DO-CONFIRM). Такие чек-листы хорошо подходят для проверки достижения цели.

Стабильные чек-листы на пути повышения продуктивности и эффективности

Недавно в блоге уже был материал про продуктивность и эффективность, но давайте кратко вспомним их смысл. Продуктивность — это способность достигать цели. Если достигать цель можно несколько раз, например, производить какое-нибудь изделие, то продуктивность можно измерять в штуках за единицу времени. Бывают и проценты от плановых значений. Это работает в тех случаях, когда и частичное достижение цели принимается как выполненное.

Эффективность — это то, как экономны вы были в достижении цели или целей.

Пример стабильного чек-листа

Возьмём пример из поста про виды чек-листов. Предположим, что мы предприниматели, много общаемся с людьми. Что-то постоянно отвлекает нас, но мы руководствуемся правилом: «К концу дня все способы связи должны быть проверены, а входящие разобраны». Своё правило мы выражаем в следующем инспекционном чек-листе:

☐ Электронные почтовые ящики пусты
☐ Непрочитанные сообщения в мессенджерах отсутствуют
☐ Непрочитанные сообщения в социальных сетях отсутствуют

Чек-лист небольшой, состоит всего из трёх задач. И всё же он требует некоторой ежедневной работы. Продуктивность в данном случае не измеряется штуками в час, а измеряется фактом приведения электронных инструментов в порядок.

Какой наш порядок действий? Стартовая методика будет проста: мы вручную берём и читаем каждое почтовое сообщение, каждое сообщение в мессенджерах и каждое сообщение в социальных сетях.

Закрадывается робкое ощущение, что таким образом долго наш бизнес не протянет. Ведь в каждый рабочий день мы помещаем активность неизвестной и потенциально большой продолжительности. Даже ещё не ясно, может ли пойти речь о продуктивности.

Улучшаем систему работы с входящими сообщениями

Подойдём к вопросу с другой стороны. Цель наша неизменна, чек-лист стабилен. Изменять мы будем дорогу к достижению чек-листа, а значит и достижению ежедневной цели. Вместо того чтобы самостоятельно открывать каждое письмо, мы автоматически сортируем их по папкам и отмечаем прочитанными те, которые к нам не имеют никакого отношения. Количество работы снизилось с абсурдного уровня до неприемлемого. Тем не менее произошло повышение эффективности. А оно влечёт за собой и возможное улучшение продуктивности.

Следующим шагом анализируем мессенджеры и входящие социальных сетей. Понимаем, что часть вопросов связана с продуктами компании, такие бы хорошо перенаправлять на других сотрудников, которые также прекрасно в них разбираются. Благо, в наши дни машины научились достаточно неплохо понимать письменный текст, нам доступно внедрение AI-ботов. Настраиваем конструктор шаблонов ответов таким образом, чтобы внести толику авторского стиля, а в остальном доверимся автоматике.

Не забываем оставить собеседникам «рычаг отключения» бота. Кто-то может быть неправильно понят, и сообщение всё же адресовалось нам.

После внедрения автоматических ответов и переадресации в работу нам стало понятно, что также можно улучшить и почту. Считаем, что так мы и сделали. Вздохнём с облегчением, разбор входящих сообщений стал выполнимым делом.

Опять хочу обратить внимание, что наши задачи, выписанные в пунктах инспекционного чек-листа, не поменялись. Но сколько мы уже применили различных методов! В нашем контрольном списке мы заключили цель нашего ежедневного маленького проекта по очистке входящих. При этом мы даём себе пространство для манёвра со средствами для достижения этой цели.

Стабильные чек-листы в мировой практике

Не придумка ли это всё хитрого блога «Итак, список»? Вдруг и нет никаких стабильных чек-листов? Возможно, так их не называют, но стабильные чек-листы всё же есть.

В блоге некоторое время назад выходила статья про шкалу проверки состояния новорождённых, известную также как шкала Апгар. В строгом смысле шкала Апгар не является чек-листом, так как в ней не отмечают галочками выполнение, а дают оценку по шкале 0, 1 и 2. В чуть менее строгом смысле этот метод всё же очень похож на чек-листы.

Чем больше баллов получает ребёнок по шкале Апгар, тем более здоровым он считается. При низких количествах иногда сразу рекомендуют проводить реанимационные мероприятия.

Вот уж среди инспекционных контрольных списков шкалу Апгар точно можно назвать долгожителем по стабильности. Предложенная в 1952 году, она используется и в наши дни.

Давайте посмотрим на изменение групп детей со временем. Дети в исследованиях делятся по сумме баллов. Первый столбец данных взят из оригинального исследования самой Вирджинии Апгар с предложением подхода к измерению состояния новорождённых. Второй набор взят из исследования 2001 года, произведённого Массачусетским медицинским сообществом. Третий набор данных показывает статистику материнства в Соединённом королевстве за 2023–2024 годы.

Хотя приведённые ниже данные исследуют детей из разных мест, ситуация что в США, что в Великобритании развивалась схожим образом.

Все эти годы показатели шкалы Апгар оставались неизменными. Они были тем самым стабильным чек-листом, относительно которого происходили перемены в системе здравоохранения.

Стоит ещё отметить, что пример с почтой показал, как относительно стабильного чек-листа совершенствовалась выполняемая работа, а именно эффективность. Она уже тянула за собой повышение продуктивности в том смысле, что мы вообще начали справляться с входящими сообщениями.

В случае со шкалой Апгар, вероятно, работы за эти годы были направлены как на повышение эффективности, так и на развитие новых методов, улучшающих продуктивность.

Ещё несколько слов о стабильном чек-листе

Помните, выше я написал о неком плато? Наверное, можно сойти с него? Действительно, можно. Мы можем усовершенствовать нашу цель с разбором входящих сообщений, добавив новый пункт:

☐ Входящие разобраны в течение 30 минут

Это значение даст нам новый ориентир, относительно которого мы можем вновь улучшать принятый порядок дел.

Уже представляете, как можете применить стабильный чек-лист с пользой для своего дела? Подписывайтесь на блог «Итак, список» — не пропустите и другие хитрости этих неприметных, но мощных инструментов. Вы и так знакомы с ними? Сомневаюсь, слишком уж много секретов они таят.

Список ссылок

[1] Virginia Apgar, A Proposal for a New Method of Evaluation of the Newborn Infant
[2] Brian M. Casey, m.d., Donald D. Mc Intire, Ph. D., and Kenneth J. Leveno, m.d., The Continuing Value of the Apgar Score for the Assessment of Newborn Infants
[3] Births - NHS England Digital с сайта NHS England