Как ставить задачи: руководство по постановке выполнимых задач

Почему SMART работает слабо?

Вполне вероятно, что вы знакомы с техникой SMART. Она предполагает, что грамотная постановка задачи должна отвечать следующим критериям: Strategic, Measurable, Aggressive, Result-based, Timely. Или, может, этим: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound? Не страшно, что здесь есть расхождения. Из возможных 640 [1] вариантов расшифровки аббревиатуры каждый найдёт себе что-то подходящее.

Кажется, этот разброд не слишком впечатлит вдумчивого руководителя. Если, конечно, тот желает создать производительную рабочую среду своим сотрудникам. Кроме того, применять SMART-метод на каждую задачу иногда просто бессмысленно. Например, если не уточняется что-либо важное, как в случае с задачей «Напомнить коллегам о завтрашней встрече в 10:00», это может привести к ошибкам или недопониманию. Насколько измеримой (measurable) является такая задача?

Если SMART не работает, одной из причин может быть неправильная формулировка задачи или некорректное делегирование. Если вам хочется качественнее ставить задачи себе или сотрудникам, то стоит воспользоваться и более подходящими правилами. Для этого выделим три вида задач.

Цель и три вида задач

В сети часто встречается путаница — слова «цель» и «задача» употребляются как синонимы. Мы же воспользуемся определениями и сформируем стройную картину.

Большой толковый словарь русского языка определяет «цель» так [2]:

То, к чему стремятся, что хотят получить; желаемый результат чьих-л. преднамеренных действий.

«Задача» определяется следующим образом [3]:

Дело, задание, поручение, которое необходимо выполнить, чтобы достичь желаемого результата.

То есть задача — это часть пути к цели.

Какие бывают задачи? Для наших нужд стоит выделить три вида:

1. Совершенно неудобные,
2. Удобные для понимания всей картины (задача-ориентир),
3. Удобные для исполнения (задача-шаг).

Совершенно неудобные задачи — это те, которые не следуют вообще никаким рекомендациям. Например, задание может звучать как «Отчёт». Какой отчёт? Кому, какие сроки? Из односложной постановки совершенно нельзя ничего понять. Очевидно, неправильная формулировка поручения приводит к недопониманию или ошибкам: исполнитель может подготовить не тот документ, не в те сроки или не для того адресата, что требуется.

Удобные для понимания задачи говорят о весомых вещах: «Подготовить для руководителя отчёт о количестве пользователей за этот месяц к пятнице 12:00». О такой задаче удобно думать. А вот удобно ли её делать — это большой вопрос. Если отчёт делается в два щелчка мышкой, то всё в порядке. Такая постановка удобна и для исполнения. В случае, если на работу по подготовке отчёта уже не раз требовались часы непрерывной деятельности, то исполнителю она неудобна.

Тут-то нас поджидает опасность начать прокрастинировать в социальных сетях. Ведь не ясно, что конкретно делать. Как взяться за задачу, чтобы справиться с ней?!

Удобные для исполнения задачи не дают вам увидеть большой объём работы сразу, но зато дают тот, с которым вы можете справиться. Вот пример такой постановки: «Уделить час на подготовку отчёта руководителю о количестве ежемесячных пользователей ежедневно до пятницы включительно с 11:00 до 12:00». Если вы начнёте работу в понедельник, то к пятнице у вас уже будет 5 наработанных часов. И как результат этой деятельности у вас будет желанный отчёт.

Как работать с тремя видами задач?

С совершенно неудобными задачами лучше не работать. Неспроста у них такое говорящее название. Скорее всего по своей задумке они относятся к двум другим видам. Постановки задач такого типа нужно переформулировать.

Процесс работы с удобными задачами следующий:

1. Намечаем задачу, удобную для понимания картины;
2. Для продвижения к ней ставим необходимый набор удобных для исполнения задач.

Очень важно, чтобы шаги вели к нужному ориентиру. Получившийся план для вас, команды или компании не высечен в камне. По мере продвижения к задаче-ориентиру можно изменять количество исполняемых задач и добавлять новые ориентиры. Собирайте обратную связь и изменяйте первоначальный путь.

Может также оказаться для кого-то, что пройденные этапы показали ошибочность первоначальной задачи-ориентира. Это не страшно, его тоже можно переформулировать.

В примере об отчёте выше в среду может закрасться тревога, что к пятнице с текущим темпом работы руководитель проекта не получит нужного ему документа. Не беда, тогда сегодня начинаем работу не с 11:00, а с 10:30 и вновь сверяемся с ощущениями в четверг.

Как правильно ставить задачи?

В статье про чек-листы действий и инспекционные чек-листы мы уже рассмотрели одно из правил грамотной постановки задачи. Посмотрим на него и ещё несколько, заточенных на вдумчивую постановку поручений сотрудникам.

Первые два правила я извлёк из прекрасной книги «Джедайские техники» [4]. Эта книга настолько хороша, что иногда мне хочется порекомендовать её англоязычным пользователям. Но, к сожалению, английской версии этой книги нет.

Оставшиеся несколько правил я извлёк из своего опыта. На данный момент у меня есть за плечами и пять лет управления командой, и около 58 тысяч выполненных задач. Откуда я взял эти цифры?

Эффективный контроль задач сотрудника (даже если сотрудник — ты сам) возможен с помощью специального таск-трекера. Он позволяет отслеживать выполнение поручений и своевременно реагировать на возникающие вопросы. То есть имеется наблюдать и фиксировать и опыт, и результаты.

Итак, список правил для грамотной постановки задач

1. Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?».
2. Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме.
3. Пишите задачу с соблюдением правил письменной речи. Развёрнутая формулировка позволяет обнаружить потенциальные сложности не только в орфографии, но и в работе.
4. Формулируйте задачи без запятых. Если запятая очень нужна, оцените, не спрятали ли вы вторую скрытую задачу. Если спрятали, вынесите её отдельно.
5. Для задачи-ориентира ставьте четкие сроки и обязательно указывайте конкретный дедлайн. Это помогает контролировать выполнение и повышает ответственность исполнителя.
6. Задачу-шаг помещайте в чётко определённое время, место и контекст. Если в четверг утром с 10:00 до 12:00 мы встречаемся с клиентом, то о подготовке отчёта нечего и говорить. Хотя можно передать подготовку кому-то из других сотрудников вашей компании. А если вы в офисе и выделили время, но отключилось электричество, то извините, но пропал контекст.

Когда задачи сформулированы грамотно, они позволяют выявлять конкретные (и порой совершенно неожиданные!) проблемы и устранять их. И даже если проблему не удастся устранить, её будет можно обойти.

Ну а одной из частых причин ошибок при выполнении задач часто становится отсутствие конкретики в формулировках и неуказание дедлайна.

Вот пример совершенно неудобного задания:

Вода в офис

Да, если не уточнить что-либо важное, задача может быть выполнена неправильно. Давайте же сформулируем ее более полно:

Заказать воду в офис к следующей среде, предварительно выбрав поставщика воды

Но и тут спрятан серьёзный объём работы. Сначала предстоит разобраться с поставщиками воды, выбрать наиболее подходящего, связаться с ним, заключить договор и лишь затем сделать первый заказ.

Примеры постановки задач сотрудникам

Куда же без примеров!
Как мы поняли, правильно ставить задачи — значит не только формулировать их понятно, но и учитывать специфику работы, сроки и ожидаемый результат. В современных компаниях для управления задачами и проектами часто используют таск-трекеры, которые позволяют отслеживать выполнение задач, контролировать сроки и видеть общий прогресс команды.

Рассмотрим несколько примеров грамотной постановки задач для разных ролей:

• Для маркетолога:Разработать и реализовать кампанию в социальных сетях для увеличения продаж на 15% в течение следующих 3 месяцев.Такая задача четко определяет цель (увеличение продаж), указывает на конкретный канал (социальные сети), содержит измеримый результат (15%) и ограничена по времени (3 месяца). В таск-трекере можно разбить эту задачу на подзадачи: анализ целевой аудитории, подготовка контента, запуск рекламы, отслеживание результатов.
• Для редактора:Подготовить и опубликовать 5 статей на сайте компании до конца месяца, согласовав темы с продакт-менеджером.Здесь задача содержит конкретное количество заданий, срок выполнения и уточняет, с кем необходимо согласовать содержание.
• Для команды разработки:Внедрить новую функцию в мобильном приложении к 15 числу следующего месяца, провести тестирование и подготовить релиз-ноты.Такая постановка задачи помогает команде распределить ресурсы, определить приоритеты и контролировать выполнение на каждом этапе.

Использование таск-трекеров позволяет не только фиксировать задачи, но и видеть, как они связаны с общими бизнес-процессами и целями компании. Это особенно важно для продакт менеджеров и руководителей проектов, которые отвечают за результат и сроки выполнения задач командой.

Возможные ошибки при постановке задач

Даже опытные руководители и сотрудники могут сталкиваться с проблемами при постановке задач. Часто это приводит к снижению эффективности работы, задержкам в выполнении заданий и недостижению бизнес-результатов.

Одна из типичных ошибок — постановка задач без учета реальных ресурсов компании. Например, если задача требует больше времени или специалистов, чем есть в наличии, выполнение будет под угрозой. Еще одна распространенная проблема — отсутствие четких инструкций и примеров. Если сотруднику не объяснить, что именно требуется, он может понять задачу по-своему, что приведет к ошибкам и необходимости переделывать работу.

Также многие руководители забывают о важности промежуточного контроля и обратной связи. Без регулярного отслеживания результатов и корректировки процесса сотрудники могут уйти не в том направлении, а проблемы останутся незамеченными до самого дедлайна.

Чтобы избежать этой ошибки, можно работать в совместном виртуальном пространстве. Для такой совместной работы и контроля выполнения заданий удобно использовать специальные инструменты, например Google Docs — они позволяют фиксировать задачи, отслеживать прогресс и вносить правки в режиме реального времени.

Руководителям стоит помнить: качественная постановка задач — это не начальственная формальность, а ключевой элемент эффективной работы команды и достижения результатов в проектах и бизнес-процессах компании.

Заключение

Упомянутые правила хороши тем, что они универсальны и не зависят от того, кто их ставит и/или выполняет — редактор, продакт-менеджер или целая команда.

Применять их можно для себя, для постановки задач сотрудникам или даже своим родным и близким. Ставите ли вы задачу повысить прибыль и продажи или же хотите, чтобы дети соблюдали все ваши рекомендации — они будут работать!

Можно использовать для записи бумагу, а можно и навороченную систему. Всё зависит от процесса, которого придерживается ваша компания.

Задачи, а также пункты в чек-листах выигрывают от грамотной формулировки так же, как выигрывают инструменты от грамотного проектирования. Работа целых процессов или проектов становится лучше оттого, что более качественными становятся её строительные блоки — задачи.

Список ссылок

[1] SMART criteria из Wikipedia
[2] «Цель» с сайта «Грамота»
[3] «Задача» с сайта «Грамота»
[4] Максим Дорофеев, «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо», ISBN 9785001170655