Правила составления чек-листа
Не всякий чек-лист полезен. В этой статье описаны шаги, как создать чек-лист, который принесёт пользу.
Вместо вступления: существуют ли правила составления чек-листа?
Когда хочется предсказуемых результатов, а для их достижения нужно совершить множество дел, предпринять те или иные шаги, решить ту или иную задачу... Скажем прямо, память начинает подводить. Например, сборы в долгую поездку — это, казалось бы, несложное, не требующее усиленного контроля, но все же состоящее из череды этапов и задач действие. А еще для многих действие это происходит не так уж и часто, так что человек может просто не иметь нужных навыков и воспоминаний. Более того, мы можем обмануться мнимой простотой сборов: сперва кажется, что нам требуется взять документы и деньги, собрать одежду... И вот вроде всё было сделано, но по приезду домой обнаруживается, что в холодильнике всё это время стояла скоропортящаяся еда, и избавляться от неё — весьма неприятное занятие.
Словом, наша жизнь сложна и состоит из множества нюансов. Нюансы эти как фракталы: чем больше всматриваешься, тем больше деталей замечаешь. А умение замечать детали и работать с ними определяет то, что мы с вами называем качеством жизни.
Чтобы как-то поддержать человека на пути к этому качеству и помочь ему взять процессы и задачи в свои руки, существуют различные подходы и инструменты. Так, хитрые устройства готовы обрабатывать важную нам информацию, умные дома берутся за нашу работу, короче говоря, различная автоматизация — дитя прогресса — приходит на помощь в решении практически любых задач.
Но все это случается позже, а поначалу к человеку приходит понимание того, что необходимо делать для упрощения сложных бизнес-процессов и жизненных задач — здесь и появляется чек-лист.
Что такое чек-лист?
Может показаться излишним напоминать в этой статье читателям блога о чек-листах и списках, что же это такое — но все мы знаем, что повторение — мать учения.
Такие списки создаются в качестве инструментов продуктивности и помогают систематизировать процесс работы, а также для контроля выполнения совершенно различных задач. Но иногда — скажем прямо, частенько — что-то идет не так, и по какой-то причине этот инструмент не работает. Почему? К сожалению, многие пользователи не учитывают количество возможностей этих продуктов.
Не стоит забывать, что чек-лист может выглядеть как перечень того, что необходимо сделать, в хронологическом порядке, как инструкция (или содержать инструкции в себе), включать примеры или сроки выполнения, критерии и требования, важные именно для ваших процессов и задач. Словом, как у любого продукта, у чек-листа есть настройки, и их можно и нужно «подкручивать» под себя на этапе его создания. Итак, давайте же разберемся, как учесть все преимущества этого инструмента и составить чек-лист, работающий по-настоящему эффективно.
Как составить чек-лист (to do), чтобы он работал?
Не все чек-листы одинаково хороши. Далее мы рассмотрим, как создать чек-лист и сделать его удобным в использовании. Рассматривать будем на примере уже упомянутых выше сборов в долгую поездку. Всех нюансов затрагивать не будем, чтобы не вышло слишком долгое описание.
Начнём с цели. Зачем вообще собираться в поездку? Можно же просто поехать — да, такой подход существует. И все же мы понимаем, что без подготовки уровень комфорта в спонтанном путешествии стремится к минимуму: появляются проблемы, о которых не задумывался, задачи, решать которые не готов.
Обычно ответ на вопрос «Зачем собираться в поездку?» выглядит каким-то бессвязным, если вы, конечно, не натренированы в целеполагании. Что-нибудь вроде: «Чтобы нормально съездилось». Звучит неконкретно, но это не беда: мы обратимся к мыслительным инструментам японской промышленности и получим более приличный результат.
Так, в бережливом производстве (этой темы мы обязательно коснемся в другой статье) есть техника «5 почему». Она предлагает многократно задавать вопрос «почему» для поиска более глубоких причин явлений [1]. Но только спрашивать мы будем не «почему?», а «что такое?», и не пять раз, а один. В противном случае статья может растянуться до бесконечности.
Что такое «Чтобы нормально съездилось»? Наш пример требует более развернутого описания:
- Чтобы в путешествии было комфортно.
- Чтобы по возвращении не приходилось решать спровоцированные долгим отсутствием бытовые проблемы.
Отлично, у нас есть развёрнутое описание цели. Нельзя сказать, что это мы открыли универсальный закон хорошей поездки. Если вы работаете по найму или управляете предприятием, то сюда бы стоило добавить что-нибудь про передачу дел в ваше отсутствие. Если у вас есть животные, то целей могло бы быть на одну больше, ведь хозяевам обычно важно хорошее самочувствие их питомцев. Словом, цели разнятся в зависимости от жизненных ситуаций и обстоятельств. Но для примера нам будет достаточно и этих двух пунктов. Теперь нужно понять, как их выполнить.
Итак, как достичь комфорта в путешествии? Каждый отвечает на этот вопрос по-разному (играя на количестве пунктов чек-листа), но мы придем к универсальному ответу: очевидно, нужна одежда, средства для ухода и гигиены, электроника.
Обратимся ко второму пункту: как же избежать проблем по возвращению домой? Нужно избавиться от скоропортящейся продукции, закрыть окна, выключить лишние электроприборы.
На основе нашей цели у нас и получилась первая версия чек-листа:
☐ Взять одежду, средства для умывания и ухода, электронику.
☐ Выкинуть скоропортящуюся еду, закрыть окна, выключить электроприборы, перекрыть воду.
Хороший ли мы получили инструмент? Увы, таким чек-листом все еще неудобно пользоваться. Представьте себя, в спешке мечущегося в сборах за день до отлёта. Вам нужны чёткие инструкции, а не эта мешанина — ведь сейчас задачи не разбиты на подзадачи и вызывают дополнительные вопросы. Что такое средства для ухода? Какую именно электронику надо взять? Нужно ли выключать холодильник?
Итак, отделяем и смотрим на наш продукт:
☐ Взять одежду.
☐ Взять средства для умывания и ухода.
☐ Взять электронику.
☐ Выкинуть скоропортящуюся еду.
☐ Закрыть окна.
☐ Перекрыть воду.
☐ Выключить электроприборы (кроме холодильника!)
Теперь наши пункты стали независимыми. Последние три выглядят четкими и понятными и позволяют действовать, как в армии — следовать чек-листу, особо не размышляя и не «зависая» над не до конца ясной командой. А вот первые три пункта пока еще слишком неконкретны, они не дают нам разгрузить голову и действовать по инструкции без вопросов. Значит, опять воспользуемся вопросом «что такое?»
Что такое «взять одежду»? Упрощённо ответим так:
☐ Взять футболки по количеству ночей.
☐ Взять нижнее бельё по количеству ночей.
☐ Взять запасные брюки.
☐ Взять тёплую кофту.
Что такое «взять средства для умывания и ухода»?
☐ Взять зубную щётку.
☐ Взять зубную нить.
☐ Взять зубную пасту.
☐ Взять шампунь.
☐ Взять гель для душа.
☐ Взять дезодорант.
Что такое «взять электронику»?
☐ Взять ноутбук с зарядкой.
☐ Взять зарядку для телефона.
☐ Взять зарядку для наушников.
Посмотрим на наш список подготовки к поездке целиком:
☐ Взять футболки по количеству ночей.
☐ Взять бельё по количеству ночей.
☐ Взять запасные брюки.
☐ Взять тёплую кофту.
☐ Взять зубную щётку.
☐ Взять зубную нить.
☐ Взять зубную пасту.
☐ Взять шампунь.
☐ Взять гель для душа.
☐ Взять дезодорант.
☐ Взять ноутбук с зарядкой.
☐ Взять зарядку для телефона.
☐ Взять зарядку для наушников.
☐ Выкинуть скоропортящуюся еду.
☐ Закрыть окна.
☐ Перекрыть воду.
☐ Выключить электроприборы (кроме холодильника!)
Он уже почти хорош, но стоит разгрузить задачи, убрав из формулировок избыточные обороты, повторы, лишние знаки и слова. Помните, что чек-лист не совсем литературный текст, и потому мы можем пожертвовать некоторыми правилами стилистики для уменьшения информационного шума и улучшения качества инструмента и процесса. Не бойтесь, что без повторяющихся «взять» вы запутаетесь и не поймете, о чем речь, ведь чек-лист будет применяться в определённом контексте, который и даст необходимые подсказки.
Итак, чек-лист подготовки к поездке:
☐ Футболки по количеству ночей
☐ Нижнее бельё по количеству ночей
☐ Запасные брюки
☐ Тёплая кофта
☐ Зубная щётка
☐ Зубная нить
☐ Зубная паста
☐ Шампунь
☐ Гель для душа
☐ Дезодорант
☐ Ноутбук с зарядкой
☐ Зарядка для телефона
☐ Зарядка для наушников
☐ Выкинуть скоропортящуюся еду
☐ Закрыть окна
☐ Перекрыть воду
☐ Выключить электроприборы (кроме холодильника)
В списке мы видим два вида пунктов: «какой-то предмет» и «сделать что-то». Это нестрашно, нам интересен результат применения этого списка, а не стилистическая согласованность.
Как сделать чек-лист вашим постоянным инструментом?
Наш чек-лист получился хорош всем: каждый его пункт приносит понятную пользу и выполняется за небольшое число действий. Чего он сам себе пока не нашёл, так это места. Где и как применяются чек-листы? Когда начинать их использовать? Где хранить заготовки — в недрах электронной почты, в папке с другими листами, листками и листиками? Выше уже упоминался контекст, перейдём к нему.
Важно вспомнить, что чек-лист — это, с одной стороны, инструмент, а с другой стороны — документация, которой можно пользоваться на работе и дома. А у документации множество проблем, и одна из них — отстранённость. Вспомните ли вы про чек-лист, когда будете готовиться к очередной поездке? Очень и очень вероятно, что нет. А что же делать? Напечатайте его и положите в пустой чемодан — так он окажется к месту в самое нужное время. Словом, можно предусмотреть необходимость в чек-листе заранее, подготовить его и поместить в место проведения мероприятия или место, хоть как-то связанное с предстоящим событием. Когда же задача встает перед человеком в полный рост, можно разместить чек-лист в самой проходной точке — например, в коридоре или на входной двери. В конце концов, чек-лист в работе можно использовать и в смартфоне.
Ну и наконец, пускаем в ход принцип проверки под названием «прочитай-соотнеси». Приняв в работу пункт к исполнению, мы внимательно читаем его, предпринимаем определенные шаги и выполняем поставленные задачи, а в финале соотносим результат с тем, что написано в пункте. Прочитал, соотнес, все в порядке? Двигаемся дальше до конца списка.
Заключение
За объемным текстом этой статьи можно потерять сам метод создания чек-листа, и потому мы кратко повторим его. Итак, чтобы создать чек-лист, нам необходимо:
- Определить навскидку цель чек-листа.
- С помощью вопроса «что такое?» уточнить цель чек-листа до достаточной понятности. Цель может состоять из нескольких частей.
- Ответить на вопрос «как достичь?» для каждой части цели.
- Разделить каждый из ответов на независимые пункты.
- Если среди пунктов есть неконкретные, размытые, уточнить их с помощью вопроса «что такое?» Этот вопрос необходимо применять к пунктам, пока они не станут конкретными. Конкретный пункт — это тот, который понятен его исполнителю.
- Убрать из списка лишние литературные составляющие и пунктуацию конца строк.
- Поместить чек-лист как можно ближе к месту применения.
Достаточно ли этих знаний для создания работающих чек-листов? Вполне! Есть ли ещё что-то, что можно узнать по теме? Полно всего. Например, то, что чек-лист может развиваться по мере уточнения целей и изменения контекста. Но это уже разговор для другой статьи. Спасибо за прочтение и работающих вам чек-листов!
Список ссылок
[1] «Пять почему» из «Википедии»
